Czy warto wynajmować mieszkanie dla pracownika? Dla kogo mieszkanie od firmy? Czy relokacja to nowy trend na rynku pracy? Czego oczekują pracownicy i o czym warto wiedzieć decydując się na wynajem?

Na pytania odpowiada Anna Kwiatkowska, odpowiedzialna za wdrażanie skutecznych rozwiązań w obszarze Zarządzania Zasobami Ludzkimi, ekspert. rynku pracy, współzałożycielka Talentflow.

Co rozumiemy pod pojęciem “relokacja pracownika”?

Relokacja pracownika to zmiana miejsca zamieszkania, wynikająca z przyczyn zawodowych. Nie należy mylić pojęcia relokacji z delegacją służbową, która jest zazwyczaj krótkotrwała. W zależności od kontekstu jaki przyjmiemy decyzja o relokacji może mieć różne podłoże. Z perspektywy pracodawcy jest to przede wszystkim konieczność zabezpieczenia zasobów do realizacji celów biznesowych. Z perspektywy pracownika spektrum motywacyjne jest znacznie szersze. Niektórzy decydują się na nią w ramach struktur aktualnej firmy, niektórzy przyjmują ofertę zatrudnienia od pracodawcy z innego miasta lub kraju, a jeszcze inni decydują się na przeprowadzkę, aby zwiększyć swoje szanse rozwoju zawodowego.

Jakie osoby najczęściej decydują się na relokację?

Z reguły znacznie łatwiej jest podjąć taką decyzję osobom bez większych zobowiązań, takich jak rodzina i dzieci. Statystycznie, na relokację częściej są otwarte osoby w wieku od 25 do 30 lat, które nie mają jeszcze ustabilizowanego życia rodzinnego, a zmiana miejsca zamieszkania nie wpływa na osoby trzecie i ich plany. Drugą grupą są osoby o stabilnej sytuacji rodzinnej. Często są to dojrzali managerowie i eksperci, którzy mają świadome podejście do budowania swojej kariery zawodowej a perspektywa ciekawych, nowych wyzwań jest dla nich istotna. W ujęciu branżowym, wg ostatniego badania przeprowadzonego przez Antal najczęściej gotowość do relokacji deklarują pracownicy działów administracji (78%), wyższa kadra zarządzająca (76%) oraz przedstawiciele branży inżynieryjnej (75%).

Do jakich miast najczęściej relokują się kandydaci/pracownicy?

Kandydaci nadal najchętniej relokują się do większych miast, jak Warszawa, Wrocław, Kraków, Poznań, Trójmiasto, a także coraz częściej, Łódź oraz Katowice. Osoby, które są otwarte na zmiany zdają sobie sprawę, że większe możliwości i atrakcyjniejsze oferty pracy znajdą w ośrodkach biznesowych. Rozważając możliwość przeprowadzki, biorą również pod uwagę aspekty mające bezpośredni wpływ na jakość życia w danym mieście, lokalną infrastrukturę, a także atrakcyjność miasta pod kątem kulturowym. 

Jakie formy pomocy najczęściej oferują firmy, jeśli zmiana pracy wymaga od kandydatów i pracowników przeprowadzki?

Ze względu na deficyt specjalistów w poszczególnych branżach, firmy coraz częściej rozszerzają poszukiwania nie tylko na skalę ogólnopolską, ale i rynki zagraniczne. Jednym z elementów rywalizacji o najlepszych specjalistów jest atrakcyjność oferty relokacyjnej. Wachlarz oferowanych przez firmy benefitów jest bardzo szeroki i różni się w zależności od pracodawcy, stanowiska oraz tego, jak bardzo unikalne na rynku pracy umiejętności prezentuje kandydat. Najczęściej spotykanymi elementami są:

Zdarza się, że pakietem relokacyjnym objęta jest również najbliższa rodzina pracownika.

Warto podkreślić, że wraz z pakietem relokacyjnym firma powinna odpowiednio zabezpieczyć swoje interesy, podpisując umowę lojalnościową, złamanie której wiąże się z koniecznością zwrotu otrzymanych dodatków.

Jakie oczekiwania mają pracownicy, jakiego wsparcia oczekują i co negocjują podczas rozmów o pracę w związku z relokacją?

Dla zdecydowanej większości wyższe wynagrodzenie jest niezbędnym warunkiem do relokacji. Największą barierą dla pracowników decydujących się na relokacje są kwestie organizacji przeprowadzki oraz życia rodzinnego w nowym miejscu. Szczególnym wyzwaniem jest znalezienie zakwaterowania. Dlatego kluczowym czynnikiem jest forma i zakres pakietu relokacyjnego.  Niewątpliwie bardzo atrakcyjnym argumentem, jest zapewnienie mieszkania finansowanego w pełni lub częściowo przez pracodawcę. Coraz więcej firm decyduje się na takie rozwiązanie, zapewniając sobie tym samym konkurencyjność. Są również przypadki, kiedy pracownicy proszą o wsparcie w znalezieniu pracy dla partnera, z którym decydują się na wspólną przeprowadzkę, a także przedszkola czy szkoły dla dzieci.

Jakie aspekty przy relokacji pracowników są ważne z punktu widzenia firmy, która poszukuje zakwaterowania dla swojej kadry? Czy szukając mieszkania bierze się pod uwagę preferencje pracowników?

Z punktu widzenia firmy poszukującej zakwaterowania dla swojego pracownika lub pracowników, istotne są kwestie ekonomiczne, które bezpośrednio łączą się z lokalizacją i dostępnością dojazdu do nowego miejsca pracy. Zdarza się, że firma sama dopytuje pracownika, na jakim zakwaterowaniu mu zależy, dostosowując je do jego oczekiwań. Jeśli osoba, która otrzymała propozycję relokacji jest niezbędna z punktu widzenia działalności firmy, pracodawca bierze pod uwagę jej preferencje, chcąc stworzyć dla niej najlepsze warunki. Najczęściej ma to miejsce w przypadku kadry zarządzającej. Zadowolenie pracowników jest dla pracodawcy istotne, ponieważ ma bezpośredni wpływ na efekty pracy i chęć pozostania w nowym miejscu jak najdłużej. 

Z jakimi wyzwaniami stykają się działy HR poszukujące mieszkań dla pracowników? Na co zwraca się największą uwagę przy szukaniu mieszkań dla pracowników?

Oczywiście wyzwań może być wiele, zarówno ze strony osoby wynajmującej mieszkanie, jak i pracownika. Aktualnie dostępność mieszkań jest coraz bardziej ograniczona, przez co poszukiwania mogą trwać długo. Z drugiej strony nie każdy wynajmujący chce zgodzić się na wynajem mieszkania na określony czas, kiedy był przygotowany, że będzie to minimum rok. Zdarzają się jednak i problemy z drugiej strony, kiedy kontrakt relokacyjny dobiega końca, a pracownik nie chce wyprowadzić się z mieszkania. Wówczas to firma jako podmiot podpisujący umowę, może mieć z tego tytułu nieprzyjemności, takie kwestie warto zabezpieczyć w umowie. Dużym ułatwieniem jest możliwość współpracy z profesjonalną, zaufaną firmą. Korzystając z usług podmiotu zajmującego się najmem instytucjonalnym mamy zagwarantowane jasne zasady najmu i przejrzystą umowę, a także zapisy uwzględniające odpowiedzialność stron . Dodatkowym atutem jest dostępność mieszkań w różnych lokalizacjach, co doskonale sprawdza się, kiedy firma zamierza zakwaterować większą grupę osób lub relokować je na określony czas do różnych miast. Dla pracodawcy współpraca ze stabilnym i dobrze zorganizowanym administracyjnie partnerem to zdecydowanie wygodniejsza i bezpieczniejsza forma niż najem od indywidualnych właścicieli.

Jak wygląda obecnie mobilność pracowników na polskim rynku? Czy poszukiwanie mieszkań dla pracowników to już powoli standard?

Relokacja pracowników staje się coraz bardziej popularna. Pracownicy coraz częściej postrzegają relokację nie jako konieczność czy warunek pozostania w firmie, ale jako szansę na poznanie nowych miejsc, osób oraz awans zawodowy. W przypadku ludzi młodych, mobilność jest na bardzo wysokim poziomie. Decyduje się na nią również wielu managerów, którzy mają dość sprecyzowane cele zawodowe i są świadomi warunków rynkowych.

Jakie są benefity z relokacji z punktu widzenia pracownika? A jakie z punktu widzenia firmy?

Patrząc z perspektywy długoterminowej, relokacja jest korzystna zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Pracownikowi może przynieść wiele dobrego, przede wszystkim rozwój zawodowy, nowe relacje biznesowe i osobiste, a w rezultacie, stanie się jeszcze lepszym specjalistą w swojej dziedzinie.

Z perspektywy pracodawcy relokacja pracownika czasami jest koniecznością z uwagi na pogłębiający się deficyt w wielu zawodach czy branżach. Ale niesie również wiele korzyści. Jeżeli jest to relokacja pracownika wewnątrz firmy, będzie on miał zaufanego i wykwalifikowanego specjalistę w nowym miejscu. Oszczędzi też czas, energię i pieniądze, które poświęciłby na rekrutację, onboarding i wdrażanie w kulturę organizacji. Jeżeli jest to pozyskanie nowego pracownika o unikalnych kompetencjach z innego rynku, otwiera przed firmą nowe możliwości, umacnia jej pozycję a przede wszystkim pozwala na stabilny rozwój biznesu. Droga do pozyskania wartościowego pracownika jest coraz trudniejsza. Koszty utraconych korzyści w wyniku braku odpowiednich kompetencji w firmie są znacznie wyższe niż zapewnienie atrakcyjnego pakietu relokacyjnego.

Nieodpłatne udostępnienie mieszkania pracownikom powoduje powstanie przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń i podlega szczególnej wycenie, odmiennej dla celów podatkowych i składkowych – jak to wygląda ze strony firmy i pracownika?

Nieodpłatne udostępnienie mieszkania pracownikom (w innych okolicznościach niż podróż służbowa) jest wydatkiem pracodawcy poniesionym w interesie zatrudnionego. W sytuacji braku takiego świadczenia ze strony zakładu pracy, pracownik sam musiałby ponieść taki wydatek. Zatem takie rozwiązanie stanowi dla niego korzyść, która jest przychodem z tytułu nieodpłatnych świadczeń, jeżeli pracownik nie ponosi żadnych kosztów, lub z tytułu świadczeń częściowo odpłatnych, jeżeli pracownik ponosi tylko ich część, a co za tym idzie podlega opodatkowaniu i rodzi obowiązek odprowadzenia składek ZUS.

Aby rozliczyć przychód z tytułu nieodpłatnego udostępnienia lokalu mieszkalnego dla pracownika, należy wziąć pod uwagę rynkową wartość czynszu za podobne mieszkanie w danej miejscowości. Warto przy tym pamiętać, że udostępnienie lokalu mieszkalnego pracownikowi podlega zwolnieniu z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 i ust. 14 ustawy o podatku dochodowym do wysokości 500 zł miesięcznie. Podatek dochodowy należy zapłacić od różnicy pomiędzy faktyczną wartością czynszu a wspomnianą, zwolnioną kwotą.

Omawiane świadczenie pozapłacowe, co do zasady stanowi również podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, zasady jej ustalania reguluje §3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Oczywiście są pewne wyjątki i okoliczności, przy spełnieniu których obowiązek opodatkowania i ozusowania nie ma zastosowania. Każdy indywidualny przypadek należy wnikliwie przeanalizować.

Podsumowując, czy benefit w postaci mieszkania dla pracownika to dobra inwestycja?

Jak wynika z badania „People at Work 2022: A Global Workforce” firmy ADP, co piąty Polak przyznaje, że codziennie doświadcza stresu w pracy. Jako pracodawcy powinniśmy jak najlepiej dbać nie tylko o ich rozwój, szkolenia czy kursy, ale inwestować także w well-being, zachowanie równowagi między życiem zawodowym i prywatnym, poczucie przynależności i bezpieczeństwa. Mieszkanie jest jedną z podstawowych rzeczy zaspokajających poczucie bezpieczeństwa, a zmiana miejsca zamieszkania jest zawsze wyzwaniem, któremu towarzyszą duże emocje. Pomagając pracownikom maksymalnie ograniczyć ten stres dbamy o ich potrzeby, pokazujemy, że są dla nas ważni, a to przekłada się na ich lepsze samopoczucie, efektywność i lojalność.